Cách làm, đăng ký và sử dụng Hanko (con dấu) ở Nhật

Cách làm, đăng ký và sử dụng Hanko (con dấu) ở Nhật

Ở Nhật Bản, người dân thường sử dụng con dấu ( Inkan) thay cho chữ kí. Do bạn là người ngoại quốc, bạn có quyền sử dụng chữ kí của mình để giải quyết các giấy tờ. Tuy nhiên, có những giấy tờ vẫn đòi hỏi đến con dấu, do vậy, tốt hơn hết bạn nên chuẩn bị cho mình một con dấu riêng.

1. Giới thiệu về con dấu

• Inkan (印鑑), hay còn thường được gọi là Hanko (ハンコ) là con dấu (dùng cho pháp nhân (công ty) và cho cả cá nhân).
• Jitsuin (実印) là cách gọi đối với Inkan đã được đăng ký.
• Ginkoin (銀行印) là cách gọi đối với Inkan được làm để sử dụng cho các giao dịch ngân hàng.
• Ninin (認印) là cách gọi những Inkan dùng cho việc ký nhận bình thường hàng ngày như nhận bưu kiện…(những việc không quan trọng).

Cách gọi trong tiếng Nhật phức tạp như vậy là do người ta gọi theo mục đích sử dụng của từng con dấu, còn tiếng Việt thì tóm lại chỉ gọi là con dấu. Tuy nhiên như đã nói, mỗi loại con dấu có những mục đích sử dụng khác nhau, nên bạn không thể dùng chỉ một con dấu để đóng cho tất cả các loại giấy tờ.

2. Địa điểm mua con dấu

Đối với con dấu dành cho những việc không quan trọng như nhận bưu kiện hằng ngày, bạn có thể mua dễ dàng tại các cửa hàng 100 yên nếu bạn biết cách viết tên của mình bằng hán tự. Tuy nhiên, cũng có nhiều trường hợp bạn không thể tìm thấy tên của mình. Lúc này bạn phải đến các cửa hàng làm con dấu (はんこ屋さん – Hankoyasan) để làm riêng cho mình một cái.

Các con dấu tại cửa hàng 100 yên.

Cửa hàng con dấu (Inkan)

Giá tiền của con dấu rất đa dạng tùy theo chất liệu, kích cỡ và cách khắc, dao động từ 1000 yên đến hơn 10000 yên. Con dấu làm bằng nhựa thì sẽ rẻ hơn con dấu làm bằng đá. Tương tự, con dấu được khắc bằng tay thì đắt hơn khắc bằng máy, vì khó làm giả hơn. Con dấu càng lớn thì giá càng đắt. Để biết thêm về giá cả con dấu, bạn nên đến các cửa hàng con dấu để được hướng dẫn kĩ hơn.

3. Cách đăng kí con dấu

Điều kiện để đăng kí con dấu:

• Bạn phải trên 15 tuổi
• Có Giấy chứng nhận đăng ký người nước ngoài

Các bước đăng kí con dấu:

Bước 1: Đến cơ sở chính quyền địa phương bạn đang sinh sống, thường là 市役所 – shiyakusho, để làm giấy đăng kí con dấu (印鑑登録証 – inkantourokushou). Khi đi bạn cần chuẩn bị:

• Con dấu muốn đăng kí
• Giấy tờ tùy thân có ảnh khuôn mặt (nên là thẻ ngoại kiều, giấy phép lái xe hoặc hộ chiếu)
• Phí đăng kí từ 100 đến 300 yên tùy nơi.

Bạn hỏi nhân viên ở đấy xem đơn đăng kí con dấu (申請書 -shinseisho) ở đâu, điền vào đơn rồi nộp. Nếu không có vấn đề gì phát sinh, bạn sẽ nhận được giấy đăng kí con dấu trong ngày.

Đơn 申請書

Giấy đăng kí con dấu

Bước 2: Sau khi đã có giấy đăng kí con dấu, bạn làm tiếp giấy chứng mình con dấu (印鑑証明書 – inkanshoumeisho). Khi kí kết các giao dịch quan trọng như mua nhà, mua xe, ngoài con dấu bạn sẽ được yêu cầu trình giấy chứng mình con dấu này ra. Để đăng kí, bạn cần có:

• Giấy đăng kí con dấu
• Giấy tờ tùy thân có ảnh khuôn mặt
• Phí đăng kí

Việc làm giấy chứng mình con dấu này cũng tương tự như giấy đăng kí con dấu. Bạn điền vào giấy 印鑑登録証明書交付申請書 (tên khá là dài nhưng nếu bạn đưa dòng chữ này ra, nhân viên sẽ hiểu) rồi nộp. Việc đăng kí giấy này cũng sẽ không mất nhiều thời gian.

Đơn xin chứng minh con dấu

Giấy chứng minh con dấu

Chú ý: Những loại Inkan không được phép đăng ký:

• Inkan đã được người khác đăng ký
• Inkan không có khắc Tên hoặc Họ đã được đăng ký (theo hoặc Giấy đăng ký người nước ngoài)
• Inkan làm bằng gôm hay nhựa (dễ bị biến dạng)
• Inkan bị lỗi, không có đường viền hay đường viền bị khiếm khuyết, không hoàn chỉnh
• Inkan có đường kính nhỏ hơn 8mm hoặc lớn hơn 25mm

4. Cách sử dụng Inkan

Inkan được sử dụng trong nhiều việc, từ những việc hàng ngày như xác nhận đã nhận thư, bưu phẩm đến những giao dịch, ký kết hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng… Tuy nhiên, không phải Inkan nào cũng sử dụng được cho những giao dịch quan trọng (chẳng hạn như ký kết hợp đồng mua bán, mở tài khoản ngân hàng…). Đối với những giao dịch như vậy, bạn phải sử dụng Inkan đã được đăng ký (với chính quyền địa phương).

Duhocnhat.co hy vọng những chia sẻ ở trên sẽ giúp được cho các bạn. Chúc các bạn luôn vui vẻ và vững bước trên con đường mình chọn. Trân trọng!

Vina SaoViệt - Chuyên du học Nhật st